Öyle birşey düşünün ki, dünya üzerindeki herkes, yaşı, cinsiyeti ,mesleği ne olursa olsun, bu şeye eşit miktarda sahiptir. Kimsede az, kimsede çok değildir.
“Zaman” bu soruya verilebilecek en uygun cevap. Dünya üzerinde kim olursa olsun, bir günde 24 saate sahiptir.
Zamanı önemli kılan bir diğer özelliği ise depolanamıyor olmasıdır. Ne yaparsanız yapın zaman öylece akıp gider. Hayatınız da zamanla birlikte geçmişin derinliklerine doğru avuçlarınızdan kayar. Zaman hiç bitmez, ama hayatlarımız için ayni şeyi söyleyecek kadar şanslı değiliz.
Zamanı depolamak mümkün değil, artırmak da öyle, bu durumda yapılabilecek en akıllıca hareket onu etkili ve planlı bir şekilde kullanmayı öğrenmek olacaktır.
Zamanı doğru iş için kullanmak.
Bir işi doğru bir şekilde yapıyor olmaktansa, doğru olan bir işi yapıyor olmak çok daha önemlidir. İş hayatında başarının en temel ölçütü işvrenin beklentilerini tam olarak ve gecikmeden karşılayabilmektir. Bir işi elinize alırken kafanızda bir sonuç hayaledersiniz. Yaptığınız çalışmalar kafanızdaki sonuca ulaşmanızı sağlar. İşi tamamladığınızda karşılaşabileceğiniz en büyük hayal kırıklığı, işvereniniz tarafından “ben senden bunu istememiştim” demesi olur.
Böyle bir sonuçla karşılaşmamak için ulaşılması gereken sonuç hakkında işin başında hemfikir olmak gerekir. Doğru işi yapmak, işi doğru yapmaktan çok daha önemlidir.
Zaman = Para
Zamanı boşa harcama alışkanlığından vazgeçmek için, zamanın parayla eşit olduğunu bilinmelidir. Gerçekten önemli olmayan bir işe zaman ayırığınızda o işi yapmış olmanızın size ne kazandıracağını düşünün. Eğer
Damlaya damlaya göl olur
Gerek iş hayatında gerekse günlük hayatta bir işe başlamadan önce 5 – 10 dakikalık boş zamanlar kalır. Bu zamanlar kısa olduğu için bir işe yaramayacağını düşünürüz ve zaman öylece akıp gider. Unutmayin damlaya damlaya göl olur. Bu gibi kısa sürelerde yapmak için elinizin altında bir iş bulundurabilirsiniz. Mesela hafta başında elinizdeki işlere göz atın. Bazı işler vardır ki bölünmeye gelmez, konsantrasyon ister. Ama bazı işler kısa sürelere bölünerek de halledilebilir. Bu tür işlerinizi arada kalan zamanlarınızda halletmek için kenara ayırın. Kesintisiz zamanlarınızı çok daha fazla dikkat isteyen işlere ayırın.
Hem bugünü hem geleceği planlayın
Zamanı etkin bir şekilde kullanmak için bir adım sonrasını da bugünden planlamış olmak gerekir. Bu yüzden yapacağınız planları uzun, kısa ve orta vadeli olarak ayırın. Sadece yakın zamanda teslim edeceğiniz işleri planlarsanız, daha uzun vadeli işleri kaçırma ihtimaliniz olabilir. Uzun vadeli işleri planlarken zamana yayarak zamanı geldiğinde geç kalmayı engellemiş olursunuz. Kişisel gelişim planı yaparken de bu yöntemi kullanabilirsiniz. Alacağınız eğitimleri, kazanacağınız yetkinlikleri orta, uzun ve kısa vadeli olarak planlarsanız, hem içinde bulunduğunuz zaman dilimini, hem de geleceğinizi görerek, ne zaman nerede olacağınıza karar vermiş olacaksınız.
Planlayıcı kullanın
Randevularınızı, toplantılarınızı mutlaka bir planlayıcı vasıtasıyla kontrol edin. Bilgisayar başında çalışıyorsanız MS Outlook çok pratik bir çözüm. Toplantılarınızın yanısıra gün içinde yapmayı planladığınız işlerinizi de not ederek zamanınızı daha iyi yönetebilirsiniz. Outlook programının otomatik hatırlatma özelliği sizi rahatlatacaktır.
Mobil çalışıyorsanız, cep telefonunuzun ajanda kısmını bu iş için kullanabilirsiniz. Artık neredeyse ajandası olmayan cep telefonu kalmadı. Toplantılarınızı ve randevularınızı organize etmek için çok gelişmiş bir cep bilgisayarına ihtiyacınız yok. Cep telefonu bu işi görecektir.
Telefon Görüşmelerinizi Planlayın
Zamanınızı kendiniz için planlayabilirsiniz fakat işin içine başkası girdimi bütün planınız altüst olabilir. Bunun bir örneğini genellikle telefon görüşmelerinde yaşarız. Bir iş için telefon ettiğimiz kişi konuyu farklı noktalara çekerek konuşmanın uzamasına neden olabilir. Buna engel olmak için telefon görüşmelerini de planlamak gerekir.
Telefon etmeden önce bir kağıda kısaca ne konuşmak istediğinizi, konuşacağınız konunun ne kadar detayına girmek istediğinizi, konuşmayı kaç dakikada bitirmek istediğinizi kısaca not edin. Konuşma sırasında bu nota bakarak konuşmayı yönlendirmeye çalışın. Almak istediğiniz bilgilere ulaştıktan sonra da nazikçe konuyu kapatıp konuşmayı bitirin.
Planlarınızda tolerans bulunsun
Bir planama yaparken bitiş tarihleri veya saatleri ucu ucuna olmasın. Mutlaka acil durumlara karşı sizi rahatlatacak bir tolerans bırakın. Özellikle saatlik planlamalarda araya acil işler girmesi sebebiyle gecikmeler çok sık yaşanır. Herşey planladığınız gibi gitmeyebilir. Gecikmesi problem yaratacak işler için bu yöntemi kullanmanız elinizin ayağınıza dolaşmasını engelleyecektir.
Çöp zamanları değerlendirin.
Günlük işlerimiz arasında “çöp zaman” olarak değerlendirebileceğiniz boş zamanlar oluşur. Bu çöp zamanlar planlı veya plansız olarak karşımıza çıkabilir. İşe gidip gelirken toplu taşıma araçlarında geçen sure, doktor randevusunda beklerken geçen sure, yemek yaparken yemeğin pişmesi sırasında geçen sure, bir arkadaşınızla buluşmadan önce erken giden sizseniz geçen süre, veya trafikte kaybettiğiniz sure… Bunlar hep çöp olarak heba olur gider.
Kitap okumak için her gün düzenli olarak zaman ayıramıyorsanız, çop zamanlar sizin için bulunmaz fırsat. Her zaman çantanızda bu gibi durumlarda çıkarıp okumak için bir kitap bulundurmanız hem çöp zamanlarınız çöp olmaktan çıkaracak, hem de kitap okumak için zaman bulmanızı sağlamış olacaktır.
Gerçekten gerekli olan işlere zaman ayırın
Bir işe başlamadan önce kendinize mutlaka bu işi neden yaptığınızı, yapmazsanız ne kaybedeceğinizi, yaparsanız ne kazanacağınızı sorun. Bu soruları sormadan işe başladığımızda bazen kendimizi gereksiz işlerle uğraşırken buluruz. Gereksiz işlerle vakit harcamak, gerekli olanları kaçırmamıza neden olur. Her işin bir alternatifi vardır mutlaka, önemli olan bir işi yapmak değil o işin sizi amaca götürmesidir. Sonuç alamayacağınız işlerle uğraşmak motivasyonunuzu olumsuz etkiler, performansınızın düşmesine neden olur.
Teslimat tarihini sorun
Yöneticiniz tarafından size bir iş delege edildiğinde ilk yapmanız gereken zaman bilgilerini edinmenizdir.
Bu işin aciliyetinin ne olduğunu, ne zaman teslim edilmesi gerektiğini, ne kadar detaylı bir çalışma yapmanız gerektiğini baştan sorun. Elinizdeki işlerle çakışıyorsa bunu yöneticinize önceden bildirin. Önceliklendirme konusunda gerekiyorsa fikrini alın. Aldığınız bilgiye göre bir plalama yapın ve kendi yetkinlik ve yoğunluğunuzu da göz önüne alarak ne zaman bitireceğinizi yöneticinize bildirin.
Bazı işler planlandığı gibi gitmeyebilir, öngördüğünüden daha yavaş ilerleyebilir, veya ilerlemenizi engelleyen konular çıkabilir. Tolere edemeyeceğiniz kadar büyük aksaklıklarda mutlaka bilgi verin. Gecikmeleri önceden haber vermek, teslimat gününe eli boş gitmekten iyidir.
Konsantrasyon için kepenkleri indirin.
İş hayatında en çok zorlanan insanlar hayır diyemeyenlerdir. Bir işe tam konsantre olmuşken çalışma arkadaşlarınız sizden bir konuda yardım isteyebilir. Bu durum kimsenin hoşuna gitmez elbette ama yine de işimizi bir kenara bırakıp arkadaşınıza yardıma gittiğiniz olmuştur. Hesapta olmayan vakit kaybı kendi işinizi daha hızlı ve stress altında yapmanıza yol açar. Bazn hayır demek o kadar zor gelir ki, yaşayacağımız sıkıntıyı bile bile boyun eğeriz.
Şunu unutmamak gerekir ki, iş hayatında her koyun kendi bacağından asılır. İyi iş ilişkileri, arkadaşlık, yardımlaşma önemli kavramlardır, fakat size verilen işi zammnında yapmış olmanız hepsinden daha önemlidir. Kendi işinizi aksatırken başkalarına dadılık yapıyor olmanız hiç bir yönetici tarafından taktirle karşılanmayacaktır. O yüzden konsantrasyon için bazen kepenkleri indirmeyi bilmeniz lazım. Sizen yardım isteyen arkadaşlarınıza, nazikçe çok yoğun olduğunuzu, işinizi bitirdikten sonra vakit ayırabileceğinizi söyleyin.
Çalışma saatlerinizi gruplandırın
Her iş için belli başlı yoğun saatler ve dönemler vardır. Kendi çalışma saatlerinizi yoğunluğuna göre gruplara ayırın. Yoğun olacağınız saatlere daha az kritik işlerinizi organize edin. Daha rahat ve yoğunlaşmanıza uygun saatlerde kritik işlerinizi yapın.
Genellikle akşam çıkışı öncesi yoğun saatlerdir. Bütçe üzerinde çalışanlar için de ayın son günleri yoğun geçer. Vardiya usulü çalışılan üretim işletmelerinde ise vardiya değişim saatlerinde yoğunluk yaşanır. Siz de kendi işinizi değerlendirerek sizin için en yoğun zamanları belirleyebilirsiniz.
İşi delege edin
Sizden bir iş yapmanız beklendiğinde, sizin görev ve sorumluluklarınızın dışına taşan çalışmalar gerekiyorsa, bunları delege edin, veya bir ekip kurulması için yöneticinizle görüşün. Bir işi delege ediyor olmanız bunu yapamayacağınız anlamına gelmez. Bu sizin organizasyon ve liderlik konusunda kendinizi geliştirmenizi sağlar. Herşeyi tekbaşınıza yapmanız mümkün olmayabilir. Uygun bir dille gerekli desteği istemekten çekinmeyin.
Başkasının balıklarını tutmayın
Herkesin bildiği ünlü bir söz vardır, birisine yardım etmek istiyorsanız ona balık vermeyin, balık tutmasını öğretin.
İş hayatında bu durum tersine döner. Bazıları sizden kendilerine işi öğretmenizi değil, her seferinde onlara balık vermenizi ister. Aman dikkat, farkında olmadan kendi vaktinziden çalarak başkalarının işlerini yapar hale gelebilirsiniz. Onlar sizden işi yapmanızı istedikçe siz işin nasıl yapılacağını söyleyin. Öğretmeye üşenip siz yaparsanız bir de bakarsınız iş sizin işiniz oluvermiş. Bırakın kendi balıklarını kendileri tutsunlar.
İş bittiğinde durun
Bir işi planlarken işin başında vermeniz gereken kararlardan biri de ne kadar detaya ineceğiniz, tam olarak nerede duracağınızdır. Bazen kendimizi işe o kadar kaptırırız ki, hedefe ulaştığımızda hızımızı alamayarak koşmaya devam ederiz. Hedefe ulaştıktan sonra yaptığımız fazla çalışmalar zaman kaybı olabilir. Daha detaylı çalışmalar için devam etmek zaman zaman faydalı olabilir, sizi çok daha verimli sonuçlara götürebilir ama bu eğer yapacak daha önemli bir işiniz yoksa geçerlidir. İşe başlarken yöneticinizle anlaştığınız hedefe ulaştığınızda kendinize bir rapor hazırlama görevi verin. Bu raporu hazırladığınızda gerçekten hedefe ulaşıp ulaşmadığınızı göreceksiniz. Hem zamanınızı planlamanızı sağlamış hem de sunum için dökümanlarınızı toparlama işini aradan çıkarmış olacaksınız. Hazırladığınızı rapor sizin derli toplu ve sonuç odaklı bir çalışan olduğunuzu gösterecektir. Raporda yer alacak başlıklar şu şekilde olabilir
· Yapılacak çalışmanın adı
· Çalışmaya katılalar
· Amacı
· Öngörülen bitiş tarihi
· Gerçekleşen bitiş tarihi
· Ulaşılması istenen hedef
· Ulaşılan hedef
· Yorum / Sonuç
Bir gün gelir, bir gün kalır!
Bir işi yapmanın en zor kısmı başlamaktır. Bu zorluk kendisini ardı arkası kesilmeyen ertelemeler şeklinde gösterir. Ne zaman o işe el atılsa “sonra yaparım” denir de o “sonra” hiç gelmez. Çünkü adı konulmamıştır. Hangi gün hangi saatte başlanacağına karar verilmemiştir. Eğer bu çalışma bir başkası tarafından tetiklenmiyorsa teslimat tarihine kadar iş sürüncemede bırakılır. Ne zaman ki teslimat tarihi gelir, o zaman panik başlar işte. O saatten sonra yapılan işten de kimseye hayır gelmez. Bir işten iyi bir sonuç çıkartmak emek ister, tekrar tekrar kontrol ister.
Erteleyi ortadan kaldırmak için ne yapmalıyız.
Yöneticinize söz verin:
İşi aldığınız zaman tahmini bir bitirme tarihi verin ve yöneticinize o tarihte bitireceğinizin sözünü verin. Eğer hedef tarihiniz belli olursa bu sizi işi bitirmek için kamçılayacaktır.
İşe başkalarını da dahil edin:
Eğer birilerinden bilgi veya destek almanız gerekiyorsa o kişileri de işe dahil edin ve onlarla toplantı organize edin. Bu toplantıları mümkünse Outlook üzerinden organize edin. Eğer işin içinde başkaları olursa onları takip ederken kendi işinizi de takip etmek zorunda kalacaksınız.
Kendinize akabinde yapacağınız güzel bir proje edinin.
Elinizdeki iş sıkıcı geliyorsa daha çok ilginizi çekecek bir projede çalışmak istediğinizi yöneticinizle paylaşın ve elinizdeki iş biter bitmez başlayabileceğiniz bir proje seçin. Böylelikle daha çok severek yapacağınız yeni projenize başlayabilmek için biran önce elinizdeki işi bitirmeye gayret göstereceksinizdir.
Kendinizi ödüllendirin:
İşi bitirmeniz durumunda kendinize bir ödül vaadedin. Böylelikle ödülünüzü gönül rahatlığıyla almak için işinizi biran evvel bitirmeye gayret gösterdiğinizi göreceksiniz.
Bilinçli olun:
Erteleme duygusunun sizi yönetmesine izin vermeyin. Erteleme duygusunu hissettiğinizde kendinize bunun gerçek olup olmadığınız sorun. Kendinize karşı dürüst olun. Erteleme bahanesini sorgulayın. Mantıklı bir cevap bulamama yüzdenizin çok büyük olduğunu göreceksiniz.
Yine de erteleme duygusu bin bir çeşit bahaneyle önünüze çıkabilir. Siz her ihtimale karşı tetikte olun.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder