Ne kadar profesyonelsiniz?

Profesyonellik birçoğumuzun düşündüğü gibi sadece teknik bilgi ve yeterlilikle sağlanabilecek bir vasıf değildir. Profesyonellik vasfının altını dolduran birçok etken vardır. Duruş, giyinme tarzının işe uygunluğu, iletişim, yüz ifadesi, vücut dilini kullanma.....

Farkında olmadan yaptığınız çok ufak hareketler sizi profesyonellikten uzak gösterebilir. Buna karşın, yerinde ve zamanında yapılan çok küçük akıllı hamleler sizi yöneticinizin gözünde yüceltebilir.

Peki siz ne kadar profesyonelsiniz? Aşağıdaki testi cevaplayarak kendi profesyonelliğiniz hakkında genel bir fikir sahibi olabilirsiniz.

 

1.       Bir toplantıdasınız, sizin karar veremediğiniz bir konuda karar belirtmeniz isteniyor. Yöneticinize sormaya karar verdiniz, fakat zaman kazanmanız gerekiyor. Ne cevap verirsiniz?

a.       Bu konuda benim cevap verme yetkim yok, yöneticimin onayını almalıyım.

b.      Bu konuda kesin bir karar vermeden önce olası riskleri göz önünde bulundurarak tekrar bir değerlendirme yapmak istiyorum.

c.       Ben detayları bilmiyorum. Yöneticimle görüşseniz daha iyi olur.

2.       İş yerinizdeki diğer çalışanlara nasıl hitabedersiniz

a.       Yöneticilerim de dahil olmak üzere benden yaşça büyük olanlara “abi /abla” derim, küçük olanlara ismiyle hitabederim

b.      Yöneticilerime “bey / hanım” diye hitabederim, iş arkadaşlarıma yaşları ne olursa olsun samimiyet derecesine göre “bey / hanım” diye, ya da isimleriyle hitabederim.

c.       Yöneticilerime “bey/hanım” diye hitabederim, iş arkadaşlarıma ise; benden yaşça büyük olanlara “abi /abla” derim, küçük olanlara ismiyle hitabederim

3.       Birisinin elini sıkarken elinizin duruşu nasıl olur?

a.       Elimi avuç içi hafif yukarı bakacak şekilde uzatırım

b.      Elimi avuç içi hafif aşağı bakacak şekilde uzatırım

c.       Elimi tam dik uzatırım.

4.       Bir toplantı yönetiyorsunuz ve katılımcılardan biri sürekli olarak konuyu farklı taraflara çekerek gerginlik yaratıyor. Toplantı süresi bitene kadar karar almanız lazım fakat karşınızdaki kişinin tavırları yüzünden konuyu toparlayamıyorsunuz. Nasıl müdahale edersiniz?

a.       Sıkıntısını anladığımı ve konuyla ilgili en kısa zamanda özel bir toplantı organize edeceğimi söyleyerek yatıştırım. Ama toplantının da karara bağlanması için toplantı konusu hakkında katkılarını beklediğimi  iletirim.

b.      Katılımcıların tepki vermesini  beklerim, toplantıyı ben yönettiğim için benim uyarmam doğru olmaz.

c.       Bütün katılımcılara hitaben, toplantı saati ve konularına sadık kalınması için uyarıda bulunurum.

5.       Acil bir işiniz çıktı ve izin almanız lazım. Yöneticinize konuyu nasıl açıklarsınız.

a.       Ne için izin almak istediğimi tüm detaylarıyla anlatırım. Özel bir konu olsa bile yöneticimle paylaşmam gerekir.

b.      Acil bir işim çıktığını, işimin kaç saat süreceğini ve gün içinde dönüp dönemeyeceğimi  söyleyerek, kendisinden izin isterim.

c.       Acil bir işim olduğunu, eğer önemli bir toplantı vara acil işimi iptal edebileceğimi söyleyerek izin isterim.

6.       Bir toplantıya firma dışından daha önce tanımadığınız misafirleriniz geldi. Toplantıda size kendilerini tanıtarak kartvizitlerini verdiler.

a.       Hepsinin kartvizitlerini alır, cebime koyarım. Kendimi tanıtırım.

b.      Kartvizitlerini masanın üzerine üst üste bırakırım, ve kendi kart vizitimi veririm.

c.       Kartvizitlerini okur, masanın üzerine yan yana koyarım ve kendi kartvizitimi veririm.

7.       İş ortamında genellikle nasıl bir yüz ifadeniz vardır?

a.       Genellikle ciddi dururum, fakat günlük konuşmalar sırasında yüzümde hafif bir gülümseme olur.

b.      Ciddi dururum, nadiren gülümserim, insanların benimle laubali olmasını asla istemem.

c.       Genellikle güleryüzlüyümdür.  İnsanlar beni çok nadir gergin görürler.

8.       İş ile ilgili yazışmalarınızı nasıl sonlandırırsınız?

a.       Çok resmi bir yazışma ise: “Saygılarımla” değilse “Selamlar” diye bitiririm

b.      Bütün yazışmalarımı “İyi çalışmalar” diye bitiririm.

c.       Özel birşey yazmaya gerek yok, İsmimi yazarark bitiririm.

9.       Acil halledilmesi gereken bir iş var ve birisi ile görüşmeniz gerekiyor.

a.       Konuyu telefon ile bildiririm.

b.      Konuyu resmiyet taşıması için e-mail ile bildiririm.

c.       Konuyu e-mail ile bildiririm ve ardından telefon ile arayarak e-mailimi henüz görmemiş olma ihtimaline karşı sözlü olarak da iletirim.

10.   Tamamlamanız gereken bir görev istenilen şekilde sonuçlanmadı. Bu sonuçta sizin dışınızda etkenler var.  Yöneticinize nasıl açıklarsınız.

a.       Görevi tam olarak tamamlayamadık, çünkü diğer bölümlerden gerekli desteği göremedik . Elde ettiğimiz sonuçları bu haliyle raporladım. Yönetimsel olarak desteğe ihtiyacımız var.

b.      Görevle ilgili hep ben çalıştım, kimse üstüne düşen görevi yapmadı. Elde edilen başarı da bana aittir. Diğerleri için elimdeki alternatifleri sundum fakat ilgi göstermediler. Bence yöneticileriyle konuşmak gerekir.

c.       Bizim bölümümüzün yetkisi dahilindeki konuları tamamladık. Diğer birimlerin çalışmaları henüz sonuçlanmadı, kaynak konusunda sıkıntı yaşıyorlar, yönetimsel olarak yönlendirilmeye ihtiyaçları olduğu için sizin fikrinizi almak istedim. Benim düşündüğüm alternatifler raporumdaki gibidir.

Cevaplar

1.       A:1         B:0         C:2

2.       A:0         B:2         C:1

3.       A:0         B:1         C:2

4.       A:2         B:0         C:1

5.       A:0         B:2         C:1

6.       A:0         B:1         C:2

7.       A:2         B:0         C:1

8.       A:2         B:1         C:0

9.       A:1         B:0         C:2

10.   A:1         B:0         C:2

Değerlendirme:

0-7 : Profesyonel duruştan uzaktasınız. Gün içinde yapmış olduğunuz hareketler ve davranışlar, etrafınızdakilerin sizi amatör olarak değerlendirmesine sebep oluyor. Kendinize herkes tarafından taktir edilen bir model seçin, bu modelin davranışlarını gözlemleyin ve siz aynı durumlarda nasıl davranıyorsunuz, bir karşılaştırma yapın. Hatanın nereden kaynaklandığını açıkça göreceksiniz.

8-15: Tam bir amatör sayılmazsınız ama yine de geliştirmeniz gereken davranışlarınız var. Etrafınızdaki başarılı insanları gözlemleyerek kendinize örnekler çıkarabilirsiniz.

15-20: Bir Profesyonelsiniz.

Kırmızıyı Nasıl Bilirdiniz?

-Kırmızıyı nasıl bilirdiniz?

-İyi bilirdik!

-Başka nasıl bilirdiniz?

-Ateş bilirdik, kan bilirdik.

-Başka?

-Domates bilirdik, kiraz bilirdik.

-Peki şimdi nasıl bilirsiniz?

-Vodafone biliriz, Akbank biliriz.

Son zamanlarda bir kırmızı sevdasıdı gidiyor. Önce Vodafone reklamlarında bir “Kırmızı” karakteri çıktı karşımıza. Verilen mesaj “kırmızıyı görünce kaç!” Sonra Akbank da payını aldı kırmızıdan. Onların mesajı ise “kırmızıya koş.” Haliyle kafalar karışıyor, kaçalım mı, koşalım mı?

Şöyle bir etrafa baktım sonra, o kadar kullanılmış ki kırmızı rengi, kaçsak da koşsak da birşey değişmeyecek, yer gök kırmızı olmuş bile çoktan….

Kimler kimler kullanmamış ki kırmızı fonu markalarının arkasında, işte size birkaç kırmızı örneği:

Neden Kırmızı?

Çünkü kırmızı anında dikkat çeken en belirgin renktir. Çünkü kırmızı gücü temsil eder, hırsı, cesareti, heyecanı temsil eder. Kan akışını hızlandırır, canlılık verir, iştah kabartır kırmızı. E daha ne olsun...

Örnekleri  artırmak mümkün. Daha birçok firma kırmızıdaki kerameti görmüş ve ticari kaygıyla kullanıvermiş. Peki şöyle etrafımıza bir bakalım, bir gözden geçirelim gördüğümüz kırmızıları. En çok hangisine yakışmış. Kırmızı en çok hangisinde göstermiş asaletini, en çok hangisine katmış kendini. Cevabı bulmak için çok düşünmeye gerek yok. 621 yıldır rakipsiz bir güzelikte saklıdır kırmızının asaleti.

Kraliçe Olak Zor Zanaat

Kraliçe olmak zor zanaat, hele Svaziland kraliçesi olmak daha da zor.

Son zamanlarda okuduğum en trajikomik haber.13 eşi olan Svaziland Kralının 12. eşi Ülkenin Adalet Bakanı ile bir otelde yakalanmış. Kraliçenin bu kaçamak için onca bakan arasından adalet bakanını seçmiş olması durumu daha da trajikomik hale getiriyor.

Bence cesaretlerinden dolayı Kraliçeyi ve Bakanı tebrik etmek lazım. Ardından ekonomik krizlerin dünyayı kasıp kavurduğu bu dönemde 13 kadınla evlenecek kadar gönlü zengin olan kralı da boş geçmemeli. Ne demişler az veren candan çok veren maldan...

Gerçeklere dönelim şimdi. Svaziland nasıl bir ülke, ne yer ne içer Svazilandlılar.

1968 de Birleşik Krallıktan bağımsızlığını ilan etmiş olan bu  küçük Güney Afrika ülkesi, madem bir krallık olacak, bari kendi kıralımız olsun diyerek Svaziland Kralığını kurmuş.

Yüzölçümü 17.363 km², nüfusu 1.173.900. Yani anlayabileceğimiz şekilde yazarsak, Yüzölçümü İstanbul’un 3 katı, nüfusu ise, İstanbul nüfusunun 1/8’i kadar. Afrikanın dağlık kesimlerinde kurulmuş olan ülkenin ekonomisi Güney Afrika Cumhuriyeti’ne bağlı. Ortalama insan ömrü 32 yıl. Nüfusun %40’ına HIV bulaştığı tahmin ediliyor. Halkın açlık ve fakirlikle boğuştuğu bu ülke şimdiye kadar kimsenin dikkatini çekmezken, Kraliçe ile Bakan arasında geçen bu kaçamak dünya basınını meşgul edecek kadar çok çekti insanların dikkatini.

Peki sonra?

Ülke Mutlak Monarşiyle yönetiliyor. Kral 3.Mswati gücün tek hakimi. Hal böyle olunca acıdım aşıklara doğrusu, ama verilen cezayı okuyunca şaşırdım. Kral bu ihanet karşısında bakanı görevinden almış, Kraliçeyi de ömür boyu Anakraliçe’nin gözetimine vermiş. Burda bakan paçayı kurtarmış gibi görünüyor, kraliçenin akıbeti net değil. Ama yine de daha kötüsü olmadığı için sevindim. Kral vicdanlı çıkmış.


 

Bu ceza beni tarihin derinliklerine, 800 yıl geriye götürdü. Yer Orta Asya, aktörler farklı fakat senaryo aynı. Tarihin gelmiş geçmiş en zalim, gözü pek, acımasız hükümdarı geldi aklıma; Timuçin. Namı diğer Cengiz Han. Cengiz Han cariyelerinden birini bir askerle çadırında yakalar, ceza olarak ne mi yapar? Gitmelerine izin verir.


Çocukluğunda, avladığı balığı çaldığı için, kendi kardeşini öldüren bu adamın, eşinin yapmış olduğu sadakatsizlik karşısında bu kadar affedici olması aklıma başka sorular getirdi. Bizim kültürümüzde bu tip konular en sakin adama bile cinnet geçirtirken,tarihin gelmiş geçmiş en zalim adamlarından Timuçin’i insafa getiren neydi? Bu soruya verilecek iki cevap var. Ya biz namus konusunda çok fevri davranıyoruz, ya da hem Timuçin’in hem de Svaziland Kralı Mswati’nin aklından zoru var. Sizce hangisi…..

İyi bir gözlemci misiniz?

Yoğun iş temposunda aklımızdaki problemlere o kadar odaklanırız ki, etrafımızda olup bitenlerin farkına varmayız. Bazen dalıp gideriz, yanımızda biri seslense dahi duymayız. Bu durum stres yoğunluğuna göre dönem dönem sıklaşabilir. Bazen günlerce süren uyku hali, konsantrasyon ve motivasyon düşüklüğü olarak karşımıza çıkar.

İnsan vucudu kendi içinde çalışan bir mekanizmadır. Dış dünya ile bağlantımızı 5 duyu organımıza gerçekleştiririz. Eğer bu duyularımız körelirse hayat öylece akıp gider. İyi bir gözlemci olmanın önemi de tam burda ortaya çıkıyıor. Gözlemciliğe giden yol 5 duyu organımızdan geçiyor.
Peki duyularımızı açmak ve içinde bulunduğumuz bu uyku halinden kurtulmak için ne yapmalıyız.
 Her sabah sessiz bir oda bulun ve duyularınızı açmak için kendinize zaman ayırın. Gözlerinizi kapatın ve bildiğimiz ortamdan kendinizi tamamen sıyırarak algılarınıza yoğunlaşmaya çalışın. Sırayla bütün duyularınıza tek tek odaklanın. Önce, sadece kulaklarınıza odaklanın. En derinden gelen sesleri bile duymaya çalışın ve bu seslerin ne sesi olduğunu anlamaya çalışın. Anlamadıklarınızı ne sesi olabileceğiniz hayaledin. Hayal kurarken gerçeklere bağlı kalmak zorunda olmadığınızı unutmayın. Bu çalışma sizin sahip olduğunuz işitme kapasitenizin farkına varmanızı sağlayacak. Aslında tahmin edebildiğinizden daha iyi duyabildiğinizi göreceksiniz. Daha sonra koku alma duyunuza odaklanın, havayı derin derin koklayın, kıyafetlerinizdeki parfüm kokusunu, saçınızdaki şampuan kokusunu hayal edin. Hatırlamaya çalışın, odada size yabancı gelen bir koku var mı? Acaba ne kokusu olabilir?

Şimdi sıra tat alma duyunuza geldi, bir önceki gece yediğiniz yemekleri, içtiğiniz kahveyi, ağzınızda kalan dişmacunu tadını hissetmeye çalışın. En sevdiğiniz yemeğin tadını hayal etmeye çalışın.  Sonra dokunma duyunuzu harekete geçirin. Elinizle kıyafetlerinize dokunun, kumaşın dokusunu, kabartmaları hissedin. Artık gözlerinizi açma zamanı geldi. Bulunduğunuz odadaki her şeyi gözlerinizle inceleyin. En ufak ayrıntılarına bile dikkatle bakın. Yılardır aşina olduğunuz bu eşyaların şimdiye kadar farketmediğiniz detaylarına bakın. Halıdaki desenleri, perdenin boyunu, odanın köşelerindeki girinti çıkıntıları inceleyin. Etrafınızda sizi bile hayrete düşürecek detaylar olduğunu ve bunları daha önce hiç farketmediğinizi göreceksiniz. Halıdaki desenlerin detayları, veya kıyafetimin dokusunu bilmek elbette günlük hayatınızda bir işinize yaramayacak. Burada amaç, bulunduğunuz ortamda egzersizler yaparak gözardı ettiğiniz duyularınızı tekrar canlandırmanızdır.

Bu yapmış olduğunuz duyulara odaklanma çalışmasını her sabah tekrarlayın, duyularınızı geliştirmesi açısından farklı odalarda yapmanızda fayda var. Belli bir sure sonra bütün duyularınızı tam anlamıyla hissetmeye başlayacaksınız. Vücudunuzun etrafta olup bitenler karşısında daha duyarlı olduğunu görmek hayattan daha çok keyif almanızı sağlayacaktır şüphesiz.

Ne için Çalışıyorsunuz

Herkesin çalışmak için farklı sebepleri vardır. Bu sebepler kişiden kişiye değişir. Fakat esas sebep çalışma karşılığında sağlanan faydadır. Çalışmamız karşılığında sağlayacağımız faydanın bizi ne kadar tatmin ettiği, o işe olan bağlılığımızın en önemli ölçütüdür. Kariyer, para,  ideali gerçekleştirme arzusu, saygınlık gibi beklentileri tatmin ve bağlılık duygusunu tetikleyen unsurlar olarak tanımlayabiliriz.

Bu beklentileri maddi tatmin ve manevi tatmin olarak iki gruba ayıralım. Maddi tatmin için çalışan kişileri "Alışverişçiler", manevi tatmin için çalışanları ise "Aferinciler" olarak isimlendirebiliriz.

Aferinciler,  genellikle birçok kişinin kolaylıkla yapamayacağı, çaba gerektiren işlere yönelirler ve işi tamamladıkları zaman bunu vurgulamaktan gurur duyarlar. Eğer bir aferinciyseniz sizin için alacağınız en büyük ödül “bunu başkaları yapamazdı” sözü olacaktır. Bu sözleri duyduktan sonra maddi bir ödüllendirme önemini yitirmeye başlar. 

Aferinciler “Aferin” furyasını bir kere yakaladıktan sonra işe olan bağlılıkları ve tatminleri sürekli artar, daha çok çalışıp daha verimli sonuçlar elde etmeye başlarlar. Taktir edilme, aferincileri kamçılar. Yeni bir aferin alabilmek için kendi özel zamanlarından fedakarlık etmekten kaçınmazlar. Son derece verici olmaya başlarlar. İşi yapmaya o kadar odaklanırlar ki, önemli olanın işi yapmış olmak değil yorulmuş olmak olduğu yanılgısına düşebilirler. Zaman zaman kendi sorumluluklarında olmayan işlere de el atmaya başlarlar ki asıl durmaları gereken nokta tam da orasıdır. Bu özveriler bir sure sonra suistimal edilecek ve aferinci yavaş yavaş kendi kendini sürüklendiği çıkmazın farkına varacak, harcamış olduğu emekler karşılığında maddi olarak ödüllendirilmediği için motivasyonunu kaybedecektir. Yönetici ve şirkete olan bağlılığı ve özgüveni kırılacaktır.

Aferincileri bekleyen bir diğer tehlike ise çalışma ortamında yaşaması muhtemel anlaşmazlıklardır.  Aferinci kişi, alacağı aferini pek kimseyle paylaşmak istemez. Bu yüzden ekip çalışasına yatkın değildir. Başkasının yaptığı çalışmayı kendine mal etmez ama kendi çalışmasında da başkasının emeği olsun istemez. Kendi başına yapmak ve aferinleri de kendi başına almak ister. Bu yüzden bazı işlerde gereksiz gecikmeler yaşar, kendi yetkinliklerini aşan çalışmalarda hatalar yapabilir. Buna karşın aferinciler ekip arkadaşlarına yardımdan kaçınmazlar, yaptıkaları yardımlar karşılılğında abartılı bir teşekkür yeni yardımlar için gönüllü olmalarına yeter de artar bile.

Aferinciler ne kadar umursamasa da çalışmanın bir de madi boyutu vardır. Maddi tatmin için çalışan, maddi olanaklar vasıtasıyla motive olan kişilerin oluşturduğu grubu ise Alışverişçiler olarak ifade edebiliriz. Çünkü bu grupta yer alanlar çalıştıkları kuruma vermiş oldukaları herşeyin karşılığını maddi olarak alma eğilimindedirler. İşi bir alışveriş olarak görürler. Emeklerinin karşılığını alamadıklarını düşündüklerinde motivasyonları düşer, şirkete olan bağlılıkları kırılır ve yeni arayışlar içine girerler. Aferinciler zam isteyeceklerinde yöneticileriyle konuşmak için ecel terleri dökerken alışverişçiler bu gibi konuları konuşmakta bir sakınca görmezler.

Bir alışverişçiyi en çok tatmin edecek olan ödüllendirme doğrudan para ile ödüllendirmedir. Zam veya yapmış olduğu bir çalışma karşılığında prim uygulaması alışverişçiyi şirkete bağlı tutmak için yeterlidir. Fazla mesailerin ödenmemesi veya prim uygulamasının kaldırılması gibi değişen iş şartlarında alışverişçiler basarlar yaygarayı. Aferinciler ise tam aksine kendilerini daha çok işe vererek “bakın para benim için önemli değil, karşılığını almasam dahi ben çalışırım” imajı yaratmaya çalışırlar.

Bir alışverişçiyi bekleyen en büyük tehlike ise almış olduğu maddi olanaklar sayesinde piyasa şartlarını gözden kaçırması olacaktır. Alışverişçi kendisini ancak daha fazla maddi olanak elde etmek için geliştirir. Eğer elde ettiği maddi olanaklar kendisi için yeterli ise, kendisini geliştirme ihtiyacı duymayacaktır. Durağan çalışma temposuna ayak uyduracaklar, iş arkadaşları kendilerini geliştirirken geride kaldıkalarının farkına varamayacaklardır.

Etrafınıza baktığınızda bariz aferincileri ve bariz alışverişçileri kolaylıkla görebilirsiniz. Özel sektör şartlarında kariyerlerinin ilk yıllarında kişiler aferinci olma eğilimindedirler, tecrübe sahibi olduklarında ise alışverişçi grubuna kayarlar. Fakat ikisinin de tehlikeli yanları vardır.

Aslında doğru olan bir davranış modeli tanımlamak mümkün değil. Doğru olan ne sadece maddi ne de sadece manevi tatminci olmak. Her ikisi de tatmin için önemlidir, bunları dengeleyebiliyorsanız işin sırrını çözmüşsünüz demektir.

Yaptığınız çalışmaların taktir edilmesi gerekir ve şüphesiz bu taktir herkesi memnun eder, fakat bunun maddi imkanlarla da dengeleniyor olması gerektiğini unutmayın. Aferinleri toplarken işin maddi boyutunu kaçırmayın. Diğer taraftan maddi olanaklar sizi ne kadar memnun etse de iyi bir kariyer için asla durmamak gerektiğini unutmayın. Şirkette en yüksek maaşı alan kişi olsanız dahi, bu kendinizi geliştirmeye ihtiyaç duymadığınız anlamına gelmez. Her zaman bir basamak ötesini düşünün. Belki de farkına varmadığınız kariyer fırsatları gözünüzün önünde duruyordur.

Zaman hırsızlarına dikkat

İş ortamında ara sıra kısa molalar vermek, iş arkadaşlarınızla kısa sohbetler etmek dağılan konsantrasyonu tekrar toplamak için faydalı olur. Ama bu sohbetler bazen öyle uzar ki bitmek bilmez. İş hayatında disiplinli insanlarla karşılaşacağınız gibi konuşmayı çok seven, nefes bile almadan kelimeleri birbiri ardına yuvarlayan insanlarla karşılaşmak da mümkün. Karşınızdaki kişi mantıklı bir insansa, sohbeti kısa kesecektir. Ama bahsettiğimiz gibi konuşma bağımlısıysa işiniz çok zor. Konuşurlar da konuşurlar, tıpkı sarmaşıklarla ormanda zıplayan tarzan gibi bir konudan öbürüne atlarlar. Hatta kendi mahrem konularını konuşmaktan bile çekinmezler zaman zaman. Bu sohbetler uzadıkça daha da sinir bozucu olur, sizi esir alırlar. Bir de bakarsınız aynı konuları defalarca dinlemişsiniz.

Bu tür insanların en kötü özelliği konuşma bağımlısı olduklarını bilmemeleridir. Muhtemelen ayıp olmasın diye kimse de uyarmamıştır. Konuşarak başkalarının zamanını çaldıkları gibi, kendi zamanlarını ve enerjilerini de olmuş bitmiş olayları kurcalayarak öldürdüklerinin farkında değillerdir.

Eğer işinize dönmek için susmalarını beklerseniz, kaybeden siz olursunuz, çünkü emin olun bunu asla yapmayacaklardır. Bu tip insanlar genellikle etraflarındaki insanları analiz ederler ve en iyi dinlyiciyi gördüklerinde hemen avlarlar. Sonra size pirincin taşını ayıklamak kalır. Eğer sürekli kendinizi avlanan kişi olarak buluyorsanız harekete geçme zamanı çoktan gelmiş demektir.

Böyle bir insanla karşı karşıya iseniz izleyebileceğiniz birkaç farklı yol var. Hangisini seçeceğiniz sizin tarzınıza bağlı.

Frene basın: Açık olun. Açıkça konuşulan konunun sizi çok ilgilendirmediğini, yapmanız gereken acil işler olduğunu, iş ortamında uzun saatleri sohbet ederek geçirmenin yöneticiler tarafından hoş karşılanmayacağını nazik bir şekilde dile getirin.

Gaza  Basın: Karşınızdak ikişi size anlatacağı konunun ayrıntılarında çok takılıyorsa, ayrıntıları çabuk geçmesi için onu sorularınızla yönlendirin. Mesela size bir yıl önce şehir dışında katıldığı bir semineri anlatırken otel odasını anlatarak başladıysa, hemen seminerdeki konuları sorun, konuları anlatırken uzatmaya başlayınca, dönüş yolculuğunun nasıl geçtiğini sorun, dönüş yolculuğunu anlatırken de hemen, seminerden memnun kalıp kalmadığını sorun. Seminer hakkında yorumlarını anlatırken eğer tekrar böyle bir seminer olursa size de haber vermesinden memnuniyet duyacağınızı söyleyerek konuyu kapatın.

Direksiyonu kırın:  Karşınızdaki kendisi hakkında birşeyler anlatırken aniden araya girerek kendiniz hakkında benzer bir konudan bahsedin ve konuyu kısa keserek “ee işte böyle ne yaparsın biz işimize bakalım”, “ olacak o kadar artık” “ neyse geçmişte kaldı” gibi sözlerle konuyu kapatın  ve hemen arkasından “bugün de yetiştirmem gereken işler var, şunları bir bitireyim” deyip masanıza yönelin.

Sinyal verin: Eğer bu sohbet sizin masanızda gerçekleşiyorsa kaçacak yeriniz de yok demektir. Bu en zor olanıdır. Bu durumda elinizde tek bir seçenek kalıyor. Sinyal verin. Konuluşmanın sizi hiç de ilgilendirmediğinin sinyallerini tepkisiz kalarak verin. Diyelim ki ortak bir dosya üzerinde çalışmanız gerekiyor ve zaman hırsızı sandalyesini yanınıza çekti. Çocuklarının okulda yaptıklarını anlatıyor. Aniden araya girin ve bu projeyi ne zaman teslim edilmesi gerektiğini gibi işle ilgili bir soru sorun. Karşınızdaki muhtemelen ilk seferde anlamayacaktır. Fakat farklı sorularla birkaç kez tekrarladığınızda anlattıkalarının dinlenmediğini anlayacak  ve tepki olarak susacaktır. Bu da başardığınız anlamına gelir.

Otostopçuları almayın:

Tıpkı yol kenarında araç bekleyen otostopçular gibi, kendi özel konualarını konuşmak için birinin durmasını bekleyen zaman hırsızları vardır. Bu kişilerin özel hayatıyla ilgili bir soru sormayagörün, bir kere ilgilendiğinizi düşündüklerinde o konuyla ilgili ne zaman bir gelişme olsa koşa koşa sizi bulurlar. Kendi açtığınız konuyu ilgilenmiyormuş gibi kapatmak sizi tutarsız göstereceği için bunu yapmak da istemeyeceksinizdir muhtemelen. En iyisi ototstopçuyu hiç almamak olacaktır, bir kere aldığınızda ne zaman ineceklerini asla bilemezsiniz

Karşınızdaki kişinin karakterine veya sizin iletişim stilinize göre en doğru yöntemi seçerek zamanınız başkalarına kullandırmaktansa kendiniz kullanmaya başlayın. O sizin hakkınız, başkasının sizi hiç de ilgilendirmeyen maceralarını dinlerken çaresizce susmasını bekleyerek heba ettiğiniz zamanları işinize ve kişisel gelişiminize ayırırsanız geleceğiniz için çok değerli bir yatırım yapmış olursunuz.

Bu tepkileriniz karşısında alınıp kırılanlar olacaktır. Sakın alttan almayın, anlamazlıktan gelin. Kimsenin  gereksiz sohbetlerine katılmadığınız için sizi suçlamaya hakkı yok.

Zaman Yönetimi

Öyle birşey düşünün ki, dünya üzerindeki herkes, yaşı, cinsiyeti ,mesleği ne olursa olsun, bu şeye eşit miktarda sahiptir. Kimsede az, kimsede çok değildir.

“Zaman” bu soruya verilebilecek en uygun cevap. Dünya üzerinde kim olursa olsun, bir günde 24 saate sahiptir.

Zamanı önemli kılan bir diğer özelliği ise depolanamıyor olmasıdır. Ne yaparsanız yapın zaman öylece akıp gider. Hayatınız da zamanla birlikte geçmişin derinliklerine doğru avuçlarınızdan kayar. Zaman hiç bitmez, ama hayatlarımız için ayni şeyi söyleyecek kadar şanslı değiliz.

Zamanı depolamak mümkün değil, artırmak da öyle, bu durumda yapılabilecek en akıllıca hareket onu etkili ve planlı bir şekilde kullanmayı öğrenmek olacaktır.

Zamanı doğru iş için kullanmak.

Bir işi doğru bir şekilde yapıyor olmaktansa, doğru olan bir işi yapıyor olmak çok daha önemlidir. İş hayatında başarının en temel ölçütü işvrenin beklentilerini tam olarak ve gecikmeden karşılayabilmektir. Bir işi elinize alırken kafanızda bir sonuç hayaledersiniz. Yaptığınız çalışmalar kafanızdaki sonuca ulaşmanızı sağlar. İşi tamamladığınızda  karşılaşabileceğiniz en büyük hayal kırıklığı, işvereniniz tarafından “ben senden bunu istememiştim” demesi olur.

Böyle bir sonuçla karşılaşmamak için ulaşılması gereken sonuç hakkında işin başında hemfikir olmak gerekir. Doğru işi yapmak, işi doğru yapmaktan çok daha önemlidir.

Zaman = Para

Zamanı boşa harcama alışkanlığından vazgeçmek için, zamanın parayla eşit olduğunu bilinmelidir. Gerçekten önemli olmayan bir işe zaman ayırığınızda o işi yapmış olmanızın size ne kazandıracağını düşünün. Eğer birşey kazandırmıyorsa bilin ki kaybettiriyordur. Zamanınızı size daha çok katkı sağlayacak uğraşlarla geçirdiğinizde çok daha kazançlı çıkarsınız.

Damlaya damlaya göl olur

Gerek iş hayatında gerekse günlük hayatta bir işe başlamadan önce 5 – 10 dakikalık boş zamanlar kalır. Bu zamanlar kısa olduğu için bir işe yaramayacağını düşünürüz ve zaman öylece akıp gider. Unutmayin damlaya damlaya göl olur. Bu gibi kısa sürelerde yapmak için elinizin altında bir iş bulundurabilirsiniz. Mesela hafta başında elinizdeki işlere göz atın. Bazı işler vardır ki bölünmeye gelmez, konsantrasyon ister. Ama bazı işler kısa sürelere bölünerek de halledilebilir. Bu tür işlerinizi arada kalan zamanlarınızda halletmek için kenara ayırın. Kesintisiz zamanlarınızı çok daha fazla dikkat isteyen işlere ayırın.

Hem bugünü hem geleceği planlayın

Zamanı etkin bir şekilde kullanmak için bir adım sonrasını da bugünden planlamış olmak gerekir. Bu yüzden yapacağınız planları uzun, kısa ve orta vadeli olarak ayırın. Sadece yakın zamanda teslim edeceğiniz işleri planlarsanız, daha uzun vadeli işleri kaçırma ihtimaliniz olabilir. Uzun vadeli işleri planlarken zamana  yayarak zamanı geldiğinde geç kalmayı engellemiş olursunuz. Kişisel gelişim planı yaparken de bu yöntemi kullanabilirsiniz. Alacağınız eğitimleri, kazanacağınız yetkinlikleri orta, uzun ve kısa vadeli olarak planlarsanız, hem içinde bulunduğunuz zaman dilimini, hem de geleceğinizi görerek, ne zaman nerede olacağınıza karar vermiş olacaksınız.

Planlayıcı kullanın

Randevularınızı, toplantılarınızı mutlaka bir planlayıcı vasıtasıyla kontrol edin. Bilgisayar başında çalışıyorsanız MS Outlook çok pratik bir çözüm. Toplantılarınızın yanısıra gün içinde yapmayı planladığınız işlerinizi de not ederek zamanınızı daha iyi yönetebilirsiniz. Outlook programının otomatik hatırlatma özelliği sizi rahatlatacaktır.

Mobil çalışıyorsanız, cep telefonunuzun ajanda kısmını bu iş için kullanabilirsiniz. Artık neredeyse ajandası olmayan cep telefonu kalmadı. Toplantılarınızı ve randevularınızı organize etmek için çok gelişmiş bir cep bilgisayarına ihtiyacınız yok. Cep telefonu bu işi görecektir.

Telefon Görüşmelerinizi Planlayın

Zamanınızı kendiniz için planlayabilirsiniz fakat işin içine başkası girdimi bütün planınız altüst olabilir. Bunun bir örneğini genellikle telefon görüşmelerinde yaşarız. Bir iş için telefon ettiğimiz kişi konuyu farklı noktalara çekerek konuşmanın uzamasına neden olabilir.  Buna engel olmak için telefon görüşmelerini de planlamak gerekir.

Telefon etmeden önce bir kağıda kısaca ne konuşmak istediğinizi, konuşacağınız konunun ne kadar detayına girmek istediğinizi, konuşmayı kaç dakikada bitirmek istediğinizi kısaca not edin.  Konuşma sırasında bu nota bakarak konuşmayı yönlendirmeye çalışın. Almak istediğiniz bilgilere ulaştıktan sonra da nazikçe konuyu kapatıp konuşmayı bitirin.

Planlarınızda tolerans bulunsun

Bir planama yaparken bitiş tarihleri veya saatleri ucu ucuna olmasın. Mutlaka acil durumlara karşı sizi rahatlatacak bir tolerans bırakın. Özellikle saatlik planlamalarda araya acil işler girmesi sebebiyle gecikmeler çok sık yaşanır.  Herşey planladığınız gibi gitmeyebilir. Gecikmesi problem yaratacak işler için bu yöntemi kullanmanız elinizin ayağınıza dolaşmasını engelleyecektir.

Çöp zamanları değerlendirin.

Günlük işlerimiz arasında “çöp zaman” olarak değerlendirebileceğiniz boş zamanlar oluşur. Bu çöp zamanlar planlı veya plansız olarak karşımıza çıkabilir.  İşe gidip gelirken toplu taşıma araçlarında geçen sure, doktor randevusunda beklerken geçen sure, yemek yaparken yemeğin pişmesi  sırasında geçen sure, bir arkadaşınızla buluşmadan önce erken giden sizseniz geçen süre, veya trafikte kaybettiğiniz sure… Bunlar hep çöp olarak heba olur gider.

Kitap okumak için her gün düzenli olarak zaman ayıramıyorsanız, çop zamanlar sizin için bulunmaz fırsat. Her zaman çantanızda bu gibi durumlarda çıkarıp okumak için bir kitap bulundurmanız hem çöp zamanlarınız çöp olmaktan çıkaracak, hem de kitap okumak için zaman bulmanızı sağlamış olacaktır.

Gerçekten gerekli olan işlere zaman ayırın

Bir işe başlamadan önce kendinize mutlaka bu işi neden yaptığınızı, yapmazsanız ne kaybedeceğinizi, yaparsanız ne kazanacağınızı sorun.  Bu soruları sormadan işe başladığımızda bazen kendimizi gereksiz işlerle uğraşırken buluruz. Gereksiz işlerle vakit harcamak, gerekli olanları kaçırmamıza neden olur. Her işin bir alternatifi vardır mutlaka, önemli olan bir işi yapmak değil o işin sizi amaca götürmesidir. Sonuç alamayacağınız işlerle uğraşmak motivasyonunuzu olumsuz etkiler, performansınızın düşmesine neden olur.

Teslimat tarihini sorun

Yöneticiniz tarafından size bir iş delege edildiğinde ilk yapmanız gereken zaman bilgilerini edinmenizdir.

Bu işin aciliyetinin ne olduğunu, ne zaman  teslim edilmesi gerektiğini, ne kadar detaylı bir çalışma yapmanız gerektiğini baştan sorun. Elinizdeki işlerle çakışıyorsa bunu yöneticinize önceden bildirin. Önceliklendirme konusunda gerekiyorsa fikrini alın. Aldığınız bilgiye göre bir plalama yapın ve kendi yetkinlik ve yoğunluğunuzu da göz önüne alarak ne zaman bitireceğinizi yöneticinize bildirin.

Bazı işler planlandığı gibi gitmeyebilir, öngördüğünüden daha yavaş ilerleyebilir, veya ilerlemenizi engelleyen konular çıkabilir. Tolere edemeyeceğiniz kadar büyük aksaklıklarda mutlaka bilgi verin. Gecikmeleri önceden haber vermek, teslimat gününe eli boş gitmekten iyidir.

Konsantrasyon için kepenkleri indirin.

İş hayatında en çok zorlanan insanlar hayır diyemeyenlerdir. Bir işe tam konsantre olmuşken çalışma arkadaşlarınız sizden bir konuda yardım isteyebilir. Bu durum kimsenin hoşuna gitmez elbette ama yine de işimizi bir kenara bırakıp arkadaşınıza yardıma gittiğiniz olmuştur. Hesapta olmayan vakit kaybı kendi işinizi daha hızlı ve stress altında yapmanıza yol açar. Bazn hayır demek o kadar zor gelir ki, yaşayacağımız sıkıntıyı bile bile boyun eğeriz.

Şunu unutmamak gerekir ki, iş hayatında her koyun kendi bacağından asılır. İyi iş ilişkileri, arkadaşlık, yardımlaşma önemli kavramlardır, fakat size verilen işi zammnında yapmış olmanız hepsinden daha önemlidir. Kendi işinizi aksatırken başkalarına dadılık yapıyor olmanız hiç bir yönetici tarafından taktirle karşılanmayacaktır. O yüzden konsantrasyon için bazen kepenkleri indirmeyi bilmeniz lazım. Sizen yardım isteyen arkadaşlarınıza, nazikçe çok yoğun olduğunuzu, işinizi bitirdikten sonra vakit ayırabileceğinizi söyleyin.

Çalışma saatlerinizi gruplandırın

Her iş için belli başlı yoğun saatler ve dönemler vardır. Kendi çalışma saatlerinizi yoğunluğuna göre gruplara ayırın. Yoğun olacağınız saatlere daha az kritik işlerinizi organize edin. Daha rahat ve yoğunlaşmanıza uygun saatlerde kritik işlerinizi yapın.

Genellikle akşam çıkışı öncesi yoğun saatlerdir. Bütçe üzerinde çalışanlar için de ayın son günleri yoğun geçer. Vardiya usulü çalışılan üretim işletmelerinde ise vardiya değişim saatlerinde yoğunluk yaşanır. Siz de kendi işinizi değerlendirerek sizin için en yoğun zamanları belirleyebilirsiniz.

İşi delege edin

Sizden bir iş yapmanız beklendiğinde, sizin görev ve sorumluluklarınızın dışına taşan çalışmalar gerekiyorsa, bunları delege edin, veya bir ekip kurulması için yöneticinizle görüşün. Bir işi delege ediyor olmanız bunu yapamayacağınız anlamına gelmez. Bu sizin organizasyon ve liderlik konusunda kendinizi geliştirmenizi sağlar. Herşeyi tekbaşınıza yapmanız mümkün olmayabilir. Uygun bir dille gerekli desteği istemekten çekinmeyin.

Başkasının balıklarını tutmayın

Herkesin bildiği ünlü bir söz vardır, birisine yardım etmek istiyorsanız ona balık vermeyin, balık tutmasını öğretin.

İş hayatında bu durum tersine döner. Bazıları sizden kendilerine işi öğretmenizi değil, her seferinde onlara balık vermenizi  ister. Aman dikkat, farkında olmadan kendi vaktinziden çalarak başkalarının işlerini yapar hale gelebilirsiniz. Onlar sizden işi yapmanızı istedikçe siz işin nasıl yapılacağını söyleyin. Öğretmeye üşenip siz yaparsanız bir de bakarsınız iş sizin işiniz oluvermiş. Bırakın kendi balıklarını kendileri tutsunlar.

İş bittiğinde durun

Bir işi planlarken işin başında vermeniz gereken kararlardan biri de ne kadar detaya ineceğiniz, tam olarak nerede duracağınızdır.  Bazen kendimizi işe o kadar kaptırırız ki, hedefe ulaştığımızda hızımızı alamayarak koşmaya devam ederiz. Hedefe ulaştıktan sonra yaptığımız fazla çalışmalar zaman kaybı olabilir. Daha detaylı çalışmalar için devam etmek zaman zaman faydalı olabilir, sizi çok daha verimli sonuçlara götürebilir ama bu eğer yapacak daha önemli bir işiniz yoksa geçerlidir. İşe başlarken yöneticinizle anlaştığınız hedefe ulaştığınızda kendinize bir rapor hazırlama görevi verin. Bu raporu hazırladığınızda gerçekten hedefe ulaşıp ulaşmadığınızı göreceksiniz.  Hem zamanınızı planlamanızı sağlamış hem de sunum için dökümanlarınızı toparlama işini aradan çıkarmış olacaksınız. Hazırladığınızı rapor sizin derli toplu ve sonuç odaklı bir çalışan olduğunuzu gösterecektir. Raporda yer alacak başlıklar şu şekilde olabilir

·         Yapılacak çalışmanın adı

·         Çalışmaya katılalar

·         Amacı

·         Öngörülen bitiş tarihi

·         Gerçekleşen bitiş tarihi

·         Ulaşılması istenen hedef

·         Ulaşılan hedef

·         Yorum / Sonuç

Bir gün gelir, bir gün kalır!

Bir işi yapmanın en zor kısmı başlamaktır. Bu zorluk kendisini ardı arkası kesilmeyen ertelemeler şeklinde gösterir. Ne zaman o işe el atılsa “sonra yaparım” denir de o “sonra” hiç gelmez. Çünkü adı konulmamıştır. Hangi gün hangi saatte başlanacağına karar verilmemiştir. Eğer bu çalışma bir başkası tarafından tetiklenmiyorsa teslimat tarihine kadar iş sürüncemede bırakılır. Ne zaman ki teslimat tarihi gelir, o zaman panik başlar işte. O saatten sonra yapılan işten de kimseye hayır gelmez. Bir işten iyi bir sonuç çıkartmak emek ister, tekrar tekrar kontrol ister.

Erteleyi ortadan kaldırmak için ne yapmalıyız.

Yöneticinize söz verin:

İşi aldığınız zaman tahmini bir bitirme tarihi verin ve yöneticinize  o tarihte bitireceğinizin sözünü verin.  Eğer hedef tarihiniz belli olursa bu sizi işi bitirmek için kamçılayacaktır.

İşe başkalarını da dahil edin:

Eğer birilerinden bilgi veya destek almanız gerekiyorsa o kişileri de işe dahil edin ve onlarla toplantı organize edin. Bu toplantıları mümkünse Outlook üzerinden organize edin. Eğer işin içinde başkaları olursa onları takip ederken kendi işinizi de takip etmek zorunda kalacaksınız.

Kendinize akabinde yapacağınız güzel bir proje edinin.

Elinizdeki iş sıkıcı geliyorsa daha çok ilginizi çekecek bir projede çalışmak istediğinizi yöneticinizle paylaşın ve elinizdeki iş biter bitmez başlayabileceğiniz bir proje seçin. Böylelikle daha çok severek yapacağınız yeni projenize başlayabilmek için biran önce elinizdeki işi bitirmeye gayret göstereceksinizdir.

Kendinizi ödüllendirin:

İşi bitirmeniz durumunda kendinize bir ödül vaadedin. Böylelikle ödülünüzü gönül rahatlığıyla almak için işinizi biran evvel bitirmeye gayret gösterdiğinizi göreceksiniz.

Bilinçli olun:

Erteleme duygusunun sizi yönetmesine izin vermeyin. Erteleme duygusunu hissettiğinizde kendinize bunun gerçek olup olmadığınız sorun. Kendinize karşı dürüst olun. Erteleme bahanesini sorgulayın. Mantıklı bir cevap bulamama yüzdenizin çok büyük olduğunu göreceksiniz.

Yine de erteleme duygusu bin bir çeşit bahaneyle önünüze çıkabilir. Siz her ihtimale karşı tetikte olun.